outlook 邮箱分组主要分成两大类，一类是联系人通讯组，也就是把多个收件人合并成一个组，发邮件的时候只需要选中这个组，就能一次性发给组内全部人员，适合部门群发会议通知，另一类是邮件文件夹分组，也就是把收到的邮件按项目部门类别归类存放，方便后期检索，很多新手容易把这两种分组搞混，联系人分组是针对收件人，邮件文件夹分组是针对邮件本身，桌面版 outlook 和网页版 outlook 操作入口不一样，企业 Exchange 账号和个人邮箱在权限上也有区别，企业管理员创建的是全局通讯组，普通用户自己创建的是个人联系人组，仅自己账号可以使用，掌握两种分组的创建编辑删除流程，日常办公群发和邮件归档效率会明显提升。

核心原理说明

联系人通讯组本质是联系人集合，内部保存多个邮箱地址，发送邮件时调用这个组，系统自动展开全部成员，不需要每次手动逐个输入邮箱。

邮件文件夹分组是在邮箱目录里面新建文件夹，还可以给文件夹添加子文件夹，也可以配合规则，让满足条件的新邮件自动归入对应分组文件夹，实现自动分类。

桌面版 outlook 联系人分组操作步骤

第一步 打开 outlook，切换到联系人页面

第二步 在顶部菜单栏找到新建通讯组选项，点击新建

第三步 给这个分组填写名称，例如市场部全员

第四步 点击添加成员，可以从现有联系人挑选，也可以手动输入外部邮箱地址

第五步 全部成员添加完成，保存这个通讯组

第六步 写新邮件的时候，收件人位置直接输入这个分组名称，系统自动匹配组内所有邮箱

桌面版 outlook 邮件文件夹分组操作步骤

第一步 在左侧邮件导航栏，右键点击收件箱

第二步 选择新建文件夹，输入分组名称，例如项目 A 客户售后

第三步 如果需要多级分组，可以在已经建好的文件夹上面右键，继续新建子文件夹

第四步 可选配置自动规则，点击规则选项，设置触发条件，比如发件人是某公司，主题包含指定关键词，收到邮件自动移动到这个分组文件夹

网页版 outlook 分组操作差异清单

分组维护操作

新增成员 打开已经建好的联系人分组，进入编辑页面追加邮箱

移除成员 进入分组编辑，选中对应邮箱删除

重命名分组 打开分组属性，直接修改分组名称

删除分组 选中分组，点击删除，注意删除联系人分组不会删除原来单独保存的联系人，删除邮件文件夹分组会清除文件夹内全部邮件，操作前做好备份

进阶使用要点

通讯组可以嵌套，也就是在一个大组里面继续添加其他已经建好的小组，适合大型企业多级部门结构。

邮件分组可以配合颜色类别标记，在文件夹分组基础上再叠加标签，实现双重筛选。

如果是企业全局通讯组，普通用户没有编辑权限，需要联系公司 IT 管理员修改成员。

【常见问题】

问题 1 outlook 邮箱联系人分组之后，别人能看到我建的这个分组吗

回答 1 outlook 邮箱普通个人创建的联系人分组默认只保存在本人账号，其他人看不到这个 outlook 邮箱分组，只有企业管理员创建的全局通讯组，全公司人员才可以检索到这个 outlook 邮箱分组。

问题 2 outlook 邮箱邮件分组可以设置自动归类吗

回答 2 outlook 邮箱邮件分组支持自动归类，通过 outlook 邮箱规则功能，设置匹配条件，新邮件收到之后自动移动到指定 outlook 邮箱分组文件夹，不用手动拖拽邮件。

问题 3 outlook 邮箱分组发送邮件，组内成员能看到全部其他人邮箱吗

回答 3 outlook 邮箱分组群发邮件，如果直接放在收件人栏，组内所有成员可以看到其他成员邮箱，想要隐藏全部收件人，需要把 outlook 邮箱分组放到密送栏发送。

【免责申明】

本文为 outlook 邮箱分组操作参考教程，不同 outlook 版本 企业组织策略会限制部分分组创建权限，界面随版本更新会发生变动，企业环境请以公司 IT 规定为准。